Ministerstwo Gospodarki opublikowało projekt nowego formularza wpisu do ewidencji działalności gospodarczej (CEIDG-1). To dobry materiał demonstracyjny jak nie należy projektować formularzy urzędowych. Projekt formularz CEIDG-1 jest dostępny na stronie MG i jest pochodną koncepcji jednego okienka — na pierwszej stronie można znaleźć wyjaśnienie: “Wniosek ten stanowi jednocześnie zgłoszenie do ZUS/KRUS, GUS oraz naczelnika urzędu skarbowego”.
Po pierwsze, autorzy formularza powinni odnotować pojawienie się w Kodeksie Postępowania Administracyjnego art. 220, który mówi, że “Organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli 1) znane są one organowi z urzędu; 2) możliwe są do ustalenia przez organ”.
Osobę wypełniającą formularz pyta się bowiem o informacje, którymi wszystkie wymienione urzędy od dawna powinny dysponować, przynajmniej w odniesieniu do obywateli polskich — imiona rodziców, data urodzenia, miejsce urodzenia itp. Urzędowi powinno w tym przypadku wystarczyć imię, nazwisko i numer PESEL.
A jeśli formularz wypełnia obcokrajowiec? I tu dochodzimy do ergonomii i strony wizualnej tego formularza. Po tym względem formularz jest wyjątkowo nieczytelny.
Po pierwsze, w minimalnym stopniu oznaczone i oddzielone są pola adresowane do konkretnych grup osób. Jeśli obywatel polski może podać kilka podstawowych informacji pozwalających na znalezienie go w bazie PESEL to powinno to wyraźnie wynikać z układu formularza.
Po drugie, układ formularza jest niesłychanie skondensowany i przez to nieczytelny a co gorsza pozbawiony jakichkolwiek wyjaśnień czy instrukcji (bo nie ma na nie miejsca). Instrukcję można oczywiście umieścić w oddzielnym dokumencie, ale wypełnianie jednego dokumentu spoglądając na zawiłe wyjaśnienia w drugim może prowadzić jedynie do zwiększonej stopy błędów.
Tak wygląda na przykład pole “03. Dane wnioskodawcy”:
Że te pola są oczywiste? Owszem, jeśli takich pól trzeba wypełnić pięć albo dziesięć. Tymczasem ten formularz ma ich kilkaset na dziewięciu stronach, w tym takie jak poniżej — odwołujące się do zewnętrznych aktów prawnych (i to bez podania precyzyjnego numeru Dziennika Ustaw):
Wszystkie pola są “nadziubdziane”, z tekstem ściśniętym w ramkach do tego stopnia, że w niektórych polach opisowych, pisanych wytłuszczoną czcionką opisy te zlewają się z ramkami.
Czy można to zrobić lepiej? Oczywiście, wystarczy spojrzeć np. na analogiczny formularz brytyjski:
Formularz ma jasny, przejrzysty układ. Po lewej stronie są tylko nazwy pól, środkowa kolumna zawiera tylko pola, dzięki czemu po prawej stronie zostaje sporo miejsca na wyjaśnienia. Każda adnotacja jest przypisana do konkretnego pola przez użycie wyróżniających się graficznie cyfr (podobnie wyróżniono numery pól).